مراحل ارسال فکس با دستگاه 

1. نامه و اسناد ارسالی را تهیه کنید: معمولا توسط چند دفتر یا شخص در یک شرکت استفاده می شود و هرکس قادر است یک فکس ارسال شده به یک ماشین فکس را رویت کند، ایده بسیار خوبی است که برای فکس خود یک نامه همراه داشته باشید که از ارسال آن به شخص دیگر مطمئن شوید. این نامه همراه حاوی اطلاعاتی نظیر محتوای فکس، نام گیرنده و تعداد صفحات و شماره فکس گیرنده است. در صورت لزوم گیرنده باید بداند اطلاعات از طرف چه شخصی آمده و در صورت نیاز پاسخ دهد.

2. شماره فکس را شماره گیری کنید: در اینجا باید شماره فکس مورد نظر خود را شماره گیری کنید. همینطور که در تلفن های معمولی شماره گیری میکنید در این دستگاه هم به این صورت انجام می دهید. معمولا در اکثر مدل های جدید دستگاه فکس برای شماره های محلی نیاز به وارد کردن کد ندارد اما برای مسافت های طولانی لازم است کد مخصوص آن را قبل از شماره وارد کنید. گاهی در هنگام شماره گیری عدد 9 را باید قبل از شماره برای ارتباط با راه های دور وارد کنید. اما قبل از این کار مشخصات فکس خود را بررسی کنید.

قبل از وارد کردن شماره فکس اطکینان پیدا کنید که شمار وارد شده فکس است و شماره شخص مورد نظر شما است. اغلب در کارت های تجاری اعداد در کارت کنار هم قرار می گیرند و ممکن است اشتباه شماره را وارد کنید.

3. روش قرار دادن کاغذ را تعیین کنید: زمانی که می خواهید کاغذ را داخل فکس قرار دهید، باید در سمت سازگار آن را بگذارید. می خواهید نامه ای را اسکن کنید، اگر کاغذ را اشتباه رو به رو دستگاه قرار دهید، صفحه پشتی اسکن و ارسال میشود.قبل از اینکه فکس را ارسال کنید اطمینان نمایید که در جهت درست قرار گرفته است. در دستگاه های فکس نحوه قرار گرفتن کاغذ متفاوت بوده. بنابراین برای جلوگیری از کاغذ به شکل نادرست، جهت قرار دادن مناسب کاغذ در همه فکس ها با یک برچسب مشخص شده است. در نزدیکی قسمتی که کاغذ را میخواهید وارد کنید، به دنبال یک برچسب به شکل یک کاغذ با گوشه تا شده باشید. اگر این گوشه تا شده به صورت خطوط باشد، بدین معنی است که سمت خالی کاغذ باید به طرف شما باشد. اگر به صورت خالی باشد به این معنی است که کاغذ را باید طوری قرار دهید که سمت جلو و اصلی آن رو به شما باشد.

4. کاغذ های مناسب را برای فکس انتخاب کنید: به طور کلی این دستگاه ها با کاغذهایی با سایزهای استاندارد کار می کنند. ارسال اسناد در سایزهای غیر استاندارد ممکن است به صورت ناخوانا و فشرده شود که به فکس شما آسیب می رساند. اگر اسناد و مدارک شما در اندازه های غیر استاندارد است، بهتر است یک کپی از آیتم اول داشته باشید و نسخه کپی ان را ارسال کنید. رایج ترین کاغذ ها همانند دستگاه های فتوکپی و پرینتر A4 است.

منبع:

https://www.qmita.com/article/52/%D8%A2%D9%85%D9%88%D8%B2%D8%B4-%D9%86%D8%AD%D9%88%D9%87-%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%84-%D9%81%DA%A9%D8%B3.aspx

چون کنترل دیجیتالی اسناد بسیار مفید است، بسیاری از شرکت ها فکس آنلاین را انقلاب بزرگ بعدی می دانند. راه های مختلفی برای ارسال فکس وجود دارد. بنابر تجهیزاتی که دارید می توانید از راه زیر استفاده کنید:

اگر ارائه دهنده ی سرویس فکس انلاین شما دارای اپ iOS باشد، می توانید با آیفون خود فکس بفرستید. برنامه های تحت وب مک بوک ها و اپلیکیشن های موبایلی مثل Keynote، Pages، و Numbers بر روی تلفن های همراه iOS می توانند برای ارسال فکس مورد استفاده قرار بگیرند.

منبع:

https://daftareshoma.com/blog/ways-to-send-online-fax/

 فاکتور آنلاین، چند جز اساسی و مهم دارد:

1. شماره فاکتور

اصلی ترین کارکرد شماره فاکتور در فاکتورهای آنلاین، سهولت دسته بندی و پیگیری آن هاست. به علاوه اینکه این مورد در فاکتورهای رسمی بسیار حائز اهمیت است.

2. کد سفارش

کد سفارش هم از موارد مهمی است که برای سهولت امور اداری تان باید در فاکتور درج کنید. از این کد برای ارائه خدمات پشتیبانی به مشتری و پیگیری سفارشاتشان استفاده کنید.

3. تاریخ

تاریخ ثبت فاکتور و تاریخ سررسید، باید در فاکتورهای آنلاین ثبت شوند.

4. اطلاعات فروشنده و خریدار

مواردی مانند نام، آدرس، شماره تماس، کدپستی، ایمیل و غیره باید در فاکتور درج شوند. این موارد معمولا به صورت اتوماتیک در فاکتورهای آنلاین ثبت می شوند. اطلاعات شما از داده های ثبت شده در سیستم و اطلاعات مشتری از مشخصاتی که در فرم های ثبت سفارش وارد می کنند، گرفته می شود.

5. توضیحات

این بخش برای موارد خاص کاربرد دارد؛ اما معمولا فاکتور آنلاین رایگان، بخش توضیحات را قرار می دهند. لزوما نباید این بخش را پر کنید.

6. قیمت

قیمت تک تک محصولات/خدمات مبادله شده و مبلغ کل، باید در فاکتور درج شوند.

7. دکمه ای برای هدایت به صفحه پرداخت

اگر صدور پیش فاکتور آنلاین را جز فرایند خریدتان قرار داده اید و پیش فاکتور را قبل از انتقال مشتری به صفحه ی پرداخت نشان می دهید، حتما یک دکمه برای پرداخت مبلغ در فاکتور قرار بدهید تا کاربرها راحت تر به صفحه ی پرداخت هدایت شوند.

منبع:

https://www.parsnews.com/%D8%A8%D8%AE%D8%B4-%D8%A7%D8%AE%D8%A8%D8%A7%D8%B1-2/683599-%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D8%B1%D8%A7%D9%87%D9%86%D9%85%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D9%86%D8%AA%D8%AE%D8%A7%D8%A8-%D8%A8%D9%87%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86-%D8%A7%D8%A8%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%B5%D8%AF%D9%88%D8%B1-%D9%BE%DB%8C%D8%B4-%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86

نرم افزار دبیرخانه یار سیستم برای مدیریت اسناد و عملکرد بهتر سازمان روی کار آمده است. به همین خاطر با سیستم هایی مرتبط است تا بتواند خواسته های سازمان ها را بهتر و جامع تر انجام دهد.

سیستم دبیرخانه و بایگانی از جهت دریافت اطلاعات با سیستم های حسابداری مالی و پرسنلی، احکام و از طریق ارسال اطلاعات و نامه با سیستم اتوماسیون اداری و در آخر از جهت ایجاد فرم جدید با سیستم فرم ساز مرتبط است تا بتواند در کوتاه ترین زمان اطلاعات سازمان را کنترل، بازسازی و نگهداری نماید.

منبع:

https://www.ariansystem.net/%D8%AF%D8%A7%D9%86%D9%84%D9%88%D8%AF-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86/

نرم افزار اتوماسیون اداری شامل انواع زیر است که هرکدام از آنها با خودکار کردن برخی از فرایندهای تجاری باعث بهبود بهره وری سازمان شما و حذف کارهای تکراری می شوند:

1. نرم افزار اتوماسیون بازاریابی؛ این نرم افزار به یافتن سرنخ های فروش در یک شرکت کمک می کند و چارچوبی را برای تیم ها به وجود می آورد تا امکان موفقیت کمپین های بازاریابی را بیشتر کنند. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی می توانند فرایندهای بازاریابی ایمیلی را هم خودکار سازی نمایند و به شرکت ها این امکان را می دهند که کمپین ها را با تیم فروش هماهنگ کنند. ابزارهای اتوماسیون بازاریابی می توانند برای ردیابی و اندازه گیری فعالیت های مشتریان بالقوه مورد استفاده قرار گیرند. این ابزارها سرنخ هایی را که با شرایط از پیش تعریف شده برای مشتری مطابقت دارند، شناسایی کرده و آنها را به واحد فروش شرکت تحویل می دهند.
2. نرم افزار اتوماسیون حسابداری؛ برای شرکت های بزرگ و کوچک حسابداری فرایندی زمانبر بوده که شامل مراحل دستی زیادی می شود. با خودکار کردن کارهای مربوط به ثبت و پردازش حساب ها، شرکت ها می توانند در زمان قابل توجهی در حساب های دریافتی، حساب های پرداختی، تنظیم صورت حساب ها، جمع آوری مبالغ، پشتیبان گیری از داده ها و سایر فرایندهای مالی صرفه جویی کنند. با استفاده از یک سیستم اتوماسیون حسابداری در یک شرکت جمع آوری اطلاعات خودکار شده، صورت حساب ها به طور خودکار با اسناد تطبیق داده شده و همچنین تأییدیه ها به صورت الکترونیکی ارسال می شوند. خطاهای دادهای کم می شود و از تقلب در کارها نیز جلوگیری به عمل می آید.

منبع:

https://www.shahrsakhtafzar.com/fa/news/pr/39764-yegane-automation-application

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یار سیستم علاوه بر حفظ و نگهداری اسناد شرکت به صورت اتوماتیک، از مستهلک و تخریب شدن مدارک و اسناد نیز جلوگیری می کند. همین امر باعث کاهش هزینه های شرکت می شود. نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یار سیستم به مدیران سازمان ها کمک خواهد کرد، تا بتوانند تمامی فایل های مهم سازمان را طبق سلیقه سازمانی خویش در نرم افزار، طبقه بندی و بایگانی نمایند.

منبع:

https://www.ariansystem.net/%D8%AF%D8%A7%D9%86%D9%84%D9%88%D8%AF-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86/

فاکتور آنلاین قابلیت صدور در یک دقیقه را دارد. همینطور می توان به صورت لحظه ای واریز مبلغ فاکتور توسط مشتری را رصد کرد. گزارش پرداختی ها در قالب pdf  و اکسل به ثبت حسابداری و مغایرت گیری کمک شایانی خواهد نمود. برای کسانی که نمی خواهند هزینه کنند و نرم افزار حسابداری تهیه کنند  شما را از نرم افزارهای حسابداری بی نیاز می کند چرا که تمامی واریزی ها در پنل مدیریتی به شما نمایش داده می شود. کاهش مخاطرات ناشی از حضور فیزیکی، از آنجا که با گسترش ویروس و بیماری ترجیح افراد عدم حضور در محل فروشنده است پس با صدور فاکتور و دریافت هزینه ها می توان نسبت به سفارش انلاین اقدام نمود.

منبع:

https://www.sizpay.ir/Blog/%D8%B5%D8%AF%D9%88%D8%B1-%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%866

بسته به نیازهای شما و نوع شرکت (سازمان)، ممکن است بخواهید فرمت یک قالب سازمانی را انتخاب کنید. 

متداول ترین نوع چارت سازمانی :

• چارت سازمانی سلسله مراتبی
• چارت سازمانی ماتریسی
• چارت سازمانی مسطح
• ساختار شبکه ای
• ساختار تقسیمی
• ساختار سازمانی خطی
• ساختار سازمانی مبتنی بر تیم

منبع:

https://isosystem.org/what-is-organizational-chart-types-organizational-structures/

نمونه ای از اسناد واجد ارزش :

•  سوابق سازمان ها و وزارتخانه ها
•  ساختار سازمانی مؤسسات
•  روند رشد و توسعه وظایف، سیاستها و فعالیت های دستگاه ها
•  روش تدوین قوانین و مقررات و رویه های سازمانی
•  گزارش میزان تأثیر برنامه ها و فعالیت های دستگاه ها
•  اسناد مربوط به صاحبان مشاغل مهم
•  اسناد مربوط به روابط قدرتها
•  سوابقی که نشان دهنده تمایالت فکری افراد مهم و با نفوذ باشد
•  سوابق جاری اطلاعات  مهم و روشنگر نکات تاریک برخی حوادث
•  اسناد مشاهیر
•  سوابق محلهای مشهور
•  سوابق رخدادهای مهم
•  سوابق اختراعات و اکتشافات
•  اسناد مغایر با عقاید متداول در جامعه
•  سوابقی که از حقوق شهروندی، مالی و قانونی جوامع و دولتها حمایت میکند
•  اسناد مالکیت، موافقتنامه و قراردادهای مهم دولتی
•  سوابقی که اطلاعات آنها مکمل اطلاعات سایر اسناد می باشد
•  سوابقی که در تحلیل های آماری مورد استفاده قرار می گیرد
•  تاریخچه دستگاه ها
•  سوابق فعالیتهای فرهنگی، اجتماعی، سیاسی، علمی و اقتصادی
•  اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه های کمیاب
•  اسناد تغییر مرزهای جغرافیایی

استفاده ازاتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d9%86/

مزایای کار گرافیست دورکاری

• شما می توانید در هر زمان و مکانی به انجام پروژه بپردازید
• تمرکز بر روی پروژه بیشتر است و می توان خلاقیت بیشتری را به کار برد به این دلیل که شما از یک محیط کاری شلوغ به دور هستید و ذهنتان آرامش بیشتری دارد.
• در آمد بیشتری در ماه می توانید کسب کنید.
• صاحبین کسب و کار با نام شما آشنا می شوند و بیشتر شناخته می شوید.

در زمان دورکاری استفاده از سیستم های مدیریت کار آنلاین و تقویم انلاین ، برای سازماندهی امور پیشنهاد میشود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b4%d8%a7%d8%ba%d9%84-%d8%af%d9%88%d8%b1%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%82%d8%b3%d9%85%d8%aa-%d8%af%d9%88%d9%85/

به نوشته هایی می گویند که تمام ویژگی های نامه های اداری را ندارد. در شرایطی مسئول ذیصالح به منظور سرعت بخشیدن به کاری، یا توقف کاری می تواند آنچه مورد نظرش است، به صورت یادداشت اداری به مقام دیگر بنویسد و درخواست کند.

• نامه های صادره :شامل نامه هایی است که از یک سازمان به سازمان دیگر فرستاده می شود.
• نامه های وارده :شامل نامه هایی است که از سازمانهای و یا افراد دیگر وارد سازمان شده است.
• اسناد محرمانه :شامل اسنادی است که برمال کردن و افشای آن غیر مجاز بوده و باعث بروز خساراتی شده یا این که

همه افراد مجاز به آگاهی از آنها و یا باز کردن آنها نباشند. محل توزیع و ثبت نامه های محرمانه اداره حراست است.

 انواع اسناد محرمانه

1. اسناد به کلی سری: افشای غیر قانونی آن باعث خسارت جبران ناپذیری می شود.
2. اسناد سری: اسنادی که امنیت جامعه و کشور را از بعد اقتصادی فرهنگی آموزشی بررسی می نماید.
3. نامه های خیلی محرمانه: افشای زودهنگام آن باعث ضرر و زیان شده و یا اگر منافعی برای بیگانگان یا افراد ناصالح
   داشته باشد باعث سوء استفاده آنها می شود.
4. نامه های محرمانه: اهمیت و اثر آن از نامه های خیلی محرمانه کم تر است و به مسائل و منافع افراد و اشخاص مربوط است که الزم نیست سایر افراد از موضوع آن باخبر شوند، بدیهی است نوع آن در پشت پاکت با مهر مشخص می شود.

حجم بزرگی از امور روزمره سازمان ها، امور دفتری هستند. میتوان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران(اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت هایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم های اتوماسیون اداری و سایر سیستم های ارتباطی (نظیر سیستم های مدیریت اسناد) هستند.

نکته : بدیهی است که طریقه نگهداری اسناد محرمانه با دیگر نامه ها تفاوت دارد و مسئولیت ثبت و نگهداری این گونه نامه ها در دفتر بایگانی نمی باشد بلکه در دفتر حراست هر اداره می باشد و تا هر زمانی که الزم باشد نگهداری می شوند و چنانچه قرار باشد به سازمان دیگری فرستاده شود باید در دو پاکت با الیه سیاه ارسال شود که در یک پاکت مخصوص دفتر حراست و یک پاکت مخصوص گیرنده نامه است. به اسناد محرمانه اسناد طبقه بندی شده هم گفته می شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b